皆さん異動が決まった時にやらないといけないことは意識していますでしょうか？
引き継ぎや新しい部署での仕事準備などでバタバタしますよね。
その中で今までにお世話になった人はもちろん、関わった方々も含めた関係各所への挨拶とい
うのが欠かせません。
全員に直接会って挨拶するというのが時間的に厳しい方がほとんどかと思いますので、その場
合はメールでの挨拶というのが大事になってきます。
メールでの挨拶はずっと残りますので、間違った知識で送ってしまうと恥ずかしいものです。
ということで今回は、正しい異動の挨拶メールの送り方について説明していきたいと思いま
す。
異動の挨拶メールを送るタイミングは？
異動の挨拶メールを送るタイミングについては、社内の規定なども踏まえるのと上司と相談し
て決めるのが好ましいと言えます。
というのも会社によりますが、 人事異動の情報については内々示が出ても解禁されるまでは口
外してはいけないケースが多い為です。
基本的に発令を受けたら、まずは実務で頻繁にやり取りがある人に真っ先に送信します。
取引先などへの挨拶については、まずは直接異動の挨拶をしに伺う方がいい場合もあります。
直接挨拶をした取引先には引き継ぎが終わったあとのタイミングで、改めてメールで挨拶をす
るのがよいです。
直接やり取りがなかった部署の人達に対しても、異動の2～3日までにはメールを送るのがマナ
ーですので送るようにしましょう。
異動の挨拶メールのマナー
ネガティブな諸事情による異動であった場合でも、前向きな気持ちで次の仕事に取り組む姿勢
をメールで伝えることが大事です。
メールを受け取る側の人に嫌な気持ちをさせないようにしましょう。
また、相手に対して感謝の気持ちを述べることも忘れてはなりません。
とにかく内容はポジティブである必要があります。
また、異動の挨拶メールでは一斉送信ですべて同じ文面を送ってしまうのは、あまり良くない
とされています。
とはいえ社内では関係部署の人たちに挨拶メールを送る場合、何十人もの人に送付しなければ
なりませんので、メールを送る際はBCCを使用し、「送付者が多数につきBCCで失礼します」
と一言付け加えましょう。
できるだけお世話になった上司、社外の取引先の担当者の方については、個別の文言を考えて
気持ちを込めた異動挨拶メールを送るようにしましょう。
ちなみに外部の取引先によっては、異動の連絡をメールや電話ですることがよくないとされる
企業もあるので注意が必要です。
そういったことがあるので取引先の中でも特にお世話になっている会社は、時間の許す限り直
接会社へ出向いて挨拶するのがよいでしょう。
異動の挨拶メールの正しい書き方 ※例文
件名：人事異動のご報告と御礼
株式会社◯◯ ◯◯様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の斉藤です。
私事ではございますが、4月1日付で◯◯部から◯◯部へ異動することとなりました。
着任以来◯◯様にはご迷惑をお掛けすることばかりでしたが、いつも寛大なお心で接していた
だき心より感謝しております。
異動先でも新たな気持ちで励んで参ります。
後任についてですが、高橋が担当させていただきます。
万全の引き継ぎをいたしますので、何卒よろしくお願いいたします。
後任担当者：◯◯部◯◯課 高橋二郎
メール：◯◯＠◯◯
電話：123-456-7890
◯◯様の今後のご活躍を、祈念しております。
本来ならばお伺いすべきところ、メールにて恐縮ですが、ご挨拶といたします。
終わりに
メールでの挨拶について説明していきましたが、メールでの挨拶が最善かというとそうでもあ
りません。
直接挨拶ができるのであれば、会って挨拶するのがよい場合がほとんどかと思います。
それぞれの相手に合わせて挨拶の方法や、メールであれば本文の内容も考えるべきです。
テンプレートや例文は色んなところにあると思いますが、大事なのは今までお世話になったと
いう感謝の気持ちを伝えることです。
今後の引き継ぎの内容はもちろんですが、感謝の気持ちをしっかりと伝えるようにしましょ
う。